在建筑与房地产行业，设计初期和项目施工过程中产生的大量资料散乱存放，面临不安全隐患，这些资料的交底、变更、决算、验收、给付、交付时都是重要的依据，丢失和泄露给项目带来重大损失；

如何解决高效的集中管理这些文档和图纸，让其高效沟通的基础上，保障数据的安全不泄密，提高文档图纸的检索查询效率，规范每个文档和图纸的版本管理。管理内容与方法如下：

1. 集中存储管理

搭建一个安全的文件共享存储系统，集中存储所有文档和图纸，当项目文件被修改，共享文件的各方通过实时同步，能够及时获取最新的文件版本，保持各方对于项目进度的及时同步，防止各方信息不一致的情况发生。

2. 共享协同

按照权限对每个成员在共享系统时，做权限管控，不能越权使用，保护文档安全性，所有的操作都有日志记录。在拥有编辑权限的前提下，可以对文档编辑操作。

3. 版本管理

在建设方决策立项，环评方、设计方进行项目规划，施工方施工等环节，涉及多家公司之间的合作，在项目文件反复修改的情况下，不依赖专业管理系统，版本容易混乱。通过专业管理系统自动对文档的修改生成新版本，并有备注功能，文档和图纸的历史版本可以保存无限个，当需要使用以前历史版本的时候，能方便找回。

4. 文档和图纸的分发与接收

文控或工程文件中心，将需要分发的图纸文档分发给各专业专工及施工单位、监理单位的时候，走电子版分发流程，分发给相关人员，并到期后系统自动收回。

相关人员接收到分发的文档或图纸后，按照相应的权限使用图纸文档。

实施文档图纸管理系统后的收益和效果：

1. 实现了文档图纸的高效查询、共享、参照设计、浏览批注、版本控制等等。它解决了企业中复杂的电子图纸、文件、技术资料、相关标准、更改记录等数据的归档、查询、共用、换版等控制问题。

2. 

2.确保这些数据的正确性、安全性、共享性，使企业不同身份的人员在系统安全机制的控制下，通过图文档管理提供的创建、入库、签入、签出、浏览等一系列操作，安全地维护企业产品数据及获取最新、最准确的数据，从而最大限度的发挥信息技术的效益。

3.用户通过自身的权限，可以在系统中直接打开、编辑文档并将修改结果保存在系统中，实现了从设计的开始就在系统内进行的目标。自动控制这些文档的操作权限，建立多人协同工作的环境。

4.帮助建筑行业实现项目资料汇总存储和管理，进行统一归档和备份，对企业的项目文件和数据不断进行沉淀和积累，方便日后查找资料、分析和利用。

同时也可以就合同、图纸等发送相关人员进行审批，实现无纸化办公，大大提高审批效率。